به گزارش خبرنگار مهر، دانشگاهیان پذیرفته شده در قرعه کشی هفدهمین دوره عتبات پس از ثبت نام نهایی باید نسبت به تکمیل و تحویل مدارک خود اقدام کنند.
مدارکی که دانشگاهیان برای اعزام به سفر عتبات باید تحویل دفاتر ستاد در استان تحصیل خود دهند شامل، اصل گذرنامه. (گذرنامه از تاریخ اعزام باید ۶ ماه اعتبار داشته باشد)، گواهی اشتغال به تحصیل برای دانشجویان(باید توسط معاونت آموزشی دانشگاه مهر و تائید شود)، دو قطعه عکس رنگی زمینه سفید۳*۲، اصل شناسنامه و عقدنامه جهت رویت برای دانشجویان متاهل، می شود.
همچنین اساتید و کارمندان، باید حکم کارگزینی، ارایه کنند و دانشجویان پسری که از معافیت تحصیلی استفاده می کنند باید فرم تعهد نامه محضری و اشتغال به تحصیل را تکمیل و تحویل رابط استانی دهند تا ستاد نسبت به تهیه مجوز خروج از کشور دانشجویان اقدام کند.
پس از صدور مجوز خروج از کشور، دانشجویان با مراجعه به دفاتر پلیس+۱۰ نسبت به تهیه گذرنامه اقدام و آن را به دفتر ستاد در استان تحصیل خود تحویل دهند.
تمامی زائرین حداقل یک ماه قبل از سفر باید تمام مدارک خود را تحویل دهند تا مراحل اجرایی جهت کاروان بندی و صدور ویزای آنها انجام شود.
اعزام عتبات دانشگاهیان بر اساس استان محل تحصیل خواهد بود، بدین معنی که اعزام براساس استان تحصیل و تاریخی که خود زائر انتخاب کرده است انجام خواهد گرفت.
دانشجویان ذخیره نیز در صورت انصراف نفرات اصلی و در تاریخ های تعیین شده خودشان مشرف می شوند و اگر آن تاریخ ها تکمیل شده باشد در تاریخ های دیگری که ظرفیت داشته باشد مشرف خواهند شد، بنابراین این دسته از زائرین همانند نفرات اصلی مدارک را باید در موعد مقرر تحویل دهند. اعزام دانشگاهیان به عتبات عالیات از ۱۵ مرداد ماه آغاز می شود و تا آبان ماه ادامه خواهد یافت.